Como ser mais produtivo? O Super Guia Completo! [com INFOGRÁFICO]

— DICA 1 —

ENTENDA QUAIS SÃO SUAS METAS E SEUS OBJETIVOS

O que você quer ter daqui um, cinco ou dez anos que você não tem hoje?

Quer um negócio próprio de sucesso? Quer ganhar 15 mil reais por mês? Quer ter tempo com a sua família?

É muito importante que você tenha esses objetivos em mente para que você possa traçar o caminho até ele, com planejamentos estratégicos e inteligentes.

O que você deve ter em mente na hora de definir as metas e os objetivos:

• Seja específico
• Anote tudo!
• Coloque metas atingíveis
• Defina um prazo!

Existe uma metodologia complexa — denominada Método SMART — que lhe pode ser útil nesta etapa. Você pode encontrar um pouco mais sobre ela no capítulo 2 deste mesmo artigo!

🔖 Método Smart

— DICA 2 —

CONHEÇA O SEU RELÓGIO

Para que você entenda como ser mais produtivo, é essencial que tenha consciência de que cada pessoa tem o próprio ritmo e isso deve ser respeitado.

A grande questão é descobrir quanto tempo é realmente necessário para que uma tarefa seja realizada com qualidade.

E, para que você descubra isso, é preciso que você se torne o que chamo de Mestre do Seu Próprio Tempo.

Sabe como? Autoconhecimento e teste.

Determine um prazo para determinada tarefa e veja se o período de tempo estipulado foi bom: faltou ou sobrou tempo?

É importante que você seja honesto e que não seja bonzinho consigo mesmo. Sempre que achar que está folgado demais, sobrando tempo demais, aperte um pouco mais o período estipulado.

Resumindo: determine um período possível, mas que não deixe espaço para procrastinação.

Dica: Não siga as tendências cegamente!

Tem muita gente que associa diretamente o ato de acordar cedo com o aumento da produtividade.

Só que o negócio não é tão simples assim!

Não basta você modificar o despertador, cair da cama no meio da madrugada para conseguir executar todas as tarefas do dia com eficiência mágica.

Seria bom se fosse assim tão fácil!

Mas, contrariando o que o pessoal está espalhando, de acordo com especialistas do sono, acordar cedo demais pode até ser prejudicial à saúde.

E vou dizer, por experiência própria: durante quase dois anos, acordei às 3h45 da madrugada. E, vejam só, meu corpo nunca se adaptou muito bem ao horário. Estava sempre sonolenta o que fazia com que meu trabalho se tornasse lento e sofrido.

Por isso, te aconselho: antes de tudo, procure entender o seu corpo, entender o seu relógio interno. 

• Em qual período você tem mais facilidade de se concentrar?
• Em que momento você sente mais sono?

Estude os seus hábitos e adeque os seus horários de acordo com eles, conforme for possível!

🔖 Acordar às 4 da manhã é a chave para o seu sucesso. Ou para você ficar doente

— DICA 3 —

FAÇA PLANEJAMENTOS (sem neuras!)

Para começar a planejar é importante que você já tenha definido suas metas a longo, a médio e a curto prazo.

Então, você começa o seu planejamento de acordo com o que você quer conseguir.

— PLANEJAMENTO MENSAL —

Normalmente, começo organizando as tarefas do mês.

Coloco os prazos para as metas que estipulei para o mês e coloco todos os compromissos no calendário.

Não me atenho a muitos detalhes, coloco apenas o principal, já que os pormenores ficam mais para o…

— PLANEJAMENTO SEMANAL —

Aqui, sim, sou mais detalhista.

Determino prazos mais bem definidos e faço uma pequena checklist com as tarefas mais importantes da semana.

É interessante que você crie o hábito de organizar o seu tempo sempre no mesmo dia ou no mesmo horário. Por exemplo, gosto de planejar minha semana sempre nas manhãs de domingo, já que conto meu começo de semana na segunda-feira.

Mas, é claro que isso fica por sua conta. Estabeleça um horário num dia da semana e faça o seu planejamento.

— PLANEJAMENTO DIÁRIO —

Os entusiastas do planejamento diário defendem que esse tipo de organização pode poupar bastante tempo do seu dia, já que você não precisa parar para pensar qual seria a sua próxima tarefa.

Honestamente, não sou muito adepta aos planejamentos diários.

Uso mais as checklists. Defino as tarefas que preciso cumprir no dia e vou riscando-as da lista.

🔖 Planejamento semanal de acordo com A Tríade do Tempo

🔖 Como traçar um planejamento diário de atividades aproveitando o tempo?

— DICA 4 —

CUIDE BEM DA SUA SAÚDE

Essa aqui é que nem dica de mãe. Não ouse ignorá-la!

A saúde envolve alimentação, exercício físico, sono, tudo o que envolve o seu bem estar.

Cuide da sua alimentação

É fato: o que você come influencia na sua produtividade. 

Os alimentos que você consome influenciam no seu humor, e na forma como você executa as suas tarefas.

Então, se você quer se tornar uma pessoa mais eficiente em sua vida e em suas atividades, evite refeições pesadas — que, segundo a nutricionista Carol Faria, “tira o ânimo e provoca sonolência” — e considere inserir refeições mais saudáveis em seu cardápio!

🔖 O que você come influencia sua produtividade

🔖 Guia Prático de Lanches para o Trabalho

Faça exercícios físicos

Sem enrolação, listei aqui alguns benefícios de inserir uma rotina de exercícios físicos na sua agenda:

• Melhora o humor. Praticar atividades físicas aumentam os níveis de serotonina e dopamina, os carinhas responsáveis pelas sensações de prazer e felicidade. As consequências são super positivas no âmbito da produtividade!
• Previne doenças e, estar saudável é um dos primeiros requisitos para um trabalhador eficiente em seu serviço, concorda comigo?
• Estimula a criatividade! Sério, precisa de ideias inovadoras? Faça uma caminhada!
• Estimula o foco
• Diminui o estresse.

🔖 Pausa para exercício aumenta a produtividade no trabalho

🔖 Como uma rotina de exercícios físicos ajuda a aumentar sua produtividade 

Trate de dormir bem!

Dentre inúmeros benefícios, uma noite bem dormida é capaz de:

• Reduzir o estresse
• Melhorar a concentração
• Melhorar o humor
• Ativar a memória
• Estimular o raciocínio

Se você não dorme bem, não recarrega a sua bateria. Se você não carrega a sua bateria, nunca vai conseguir trabalhar no 100%.

O recomendado pelo CDC (Centro de Controle de Prevenção de Doenças — Centers for Disease Control and Prevention) é que adultos de 18 a 60 anos durmam, no mínimo 7h por dia. Para adolescentes de até 18 anos, o ideal seria 8 a 10 horas de sono.

🔖 A Importância dos Ciclos de Sono na Produtividade

— DICA 6 —

PRIORIZE AS SUAS TAREFAS MAIS IMPORTANTES (TMI)

Mais uma dica de como ser mais produtivo? Tenha sempre uma TMI por dia.

Você pode decidir qual será a sua Tarefa Mais Importante na noite do dia anterior ou no comecinho do seu dia.

Mas, deve ter consciência de que a prioridade do seu dia será concluir essa tarefa, então, deixe as outras coisas (verificar e-mail, assistir ao sétimo episódio de La Casa de Papel…) em segundo plano.

Para que você decida quais serão as suas TMI, você pode se utilizar da Matriz de Eisenhower, que explicarei mais para frente no artigo.

🔖 Matriz de Eisenhower

— DICA 7 —

PARE COM ESSA COISA DE SER MULTITAREFAS!

Se você quer que as coisas andem, pare de tentar fazer tudo ao mesmo tempo! Não dá para ser produtivo e multitarefas ao mesmo tempo!

Já acreditei que ir “adiantando umas coisinhas” enquanto fazia uma tarefa era uma forma de fazer tudo em menos tempo.

Dei com a cara na parede, óbvio.

Descobri, por experiência, que tentar realizar diversas ao mesmo tempo faz a gente:

• Cometer mais erros;
• Ficar mais ansioso e, consequentemente…
• Ficar estressado, além de…
• Prejudicar a criatividade e…
• Fazer com que fiquemos ligados no 220v o dia inteiro. Imagina o mal que isso faz para a nossa saúde?

E, como estamos falando de produtividade, devo destacar que executar diversas tarefas ao mesmo tempo nos dá aquela eterna sensação de fracasso já que, muito provavelmente, não conseguiremos terminar nada.

Se ainda não acreditou em mim, pode ler estes artigos:

🔖 Ser multitarefas é ruim — entenda o porquê

🔖 Multitarefas: mito ou verdade?

— DICA 8 —

MEIAS-TAREFAS NÃO EXISTEM!

Quer saber como ser mais produtivo? É simples: quando pegar uma tarefa para fazer, termine-a!

Não fique inventando desculpas, só faça e pronto.

Se a tarefa é impossível de ser realizada no tempo que você determinou, então considere quebrá-la em tarefas menores, para que você tenha a satisfação de cumprir o planejado.

Caso contrário, a insatisfação pode te fazer perder a vontade de continuar e nós, definitivamente, não precisamos de nenhum incentivo para começar a procrastinar, concorda comigo?

— DICA 9 —

CRIE SUA AGENDA ANTES QUE OS OUTROS A CRIEM POR VOCÊ!

Quando alguém te manda uma mensagem exigindo que você mande aquele vídeo da festa da semana passada agora, neste momento, já! e você manda, no momento em que a pessoa pediu…

Meu querido ou minha querida, você está deixando que outra pessoa crie a sua agenda. Ou, pior, você está vivendo em função da agenda de outra pessoa.

Por isso, determine horários para fazer essas pequenas tarefas que as outras pessoas pedem à você.

Por exemplo, eu gosto de deixar dois horários específicos do dia para responder às mensagens e e-mails que recebo ou para realizar pequenas tarefas pelos outros.

Quer que eu tire as roupas do varal? Tudo bem, às cinco, eu tiro.

Quer que eu te envie o vídeo do cachorro dançando? Certo, lá pelas cinco, te envio.

O legal de fazer isso é que as pessoas começam a aprender os seus horários e passam a sincronizar a agenda delas com a sua, o que torna a vida de ambos mais fácil! 

— DICA 10 —

DELEGUE TAREFAS

Por falar em criar agendas alheias… Vai aí mais uma dica de como ser mais produtivo:

Caso você esteja incumbido de realizar uma tarefa na qual outra pessoa é bem mais eficiente, por que não pedir ajuda?

De repente, você pode trocar a sua tarefa pela tarefa do outro. Quem sabe!

🔖 Por que delegar tarefas te ajuda a se tornar um líder melhor?

🔖 A importância de saber delegar

🔖 Trello — aplicativo para organização

— DICA 11 —

O “NÃO” É EXTREMAMENTE NECESSÁRIO

Se você tem medo de parecer chato, pode tentar o “não, mas e que tal isso?”.

Sugerir uma forma de resolver o problema da pessoa é uma saída educada e que diminui o constrangimento da negativa.

Outra opção é o “não agora, talvez depois”.

Mas, sério.

Só diga isso se você realmente tiver a pretensão de ajudar a pessoa depois. Porque, se não, é só postergar e isso é prejudicial ao seu rendimento.

Esse artigo pode te ajudar a aprender a dizer “não”, caso precise (você vai precisar):

🔖 Como aprender a dizer não em 6 passos

— DICA 12 —

CRIE UM AMBIENTE PROPÍCIO PARA ESTUDO/TRABALHO

Não precisamos de nada além de nossa própria mente para nos distrair, não é verdade?

Pois é. É por isso que considero a preparação do ambiente um aspecto muito importante na questão da produtividade.

Você deve levar em conta:

• Ruídos;
• Iluminação;
• Mobília;
• Temperatura;
• Conforto

Tudo ao seu redor pode tanto te atrapalhar quanto te ajudar a ser mais ou menos produtivo.

É claro que, muitas vezes, não é possível encontrar um ambiente totalmente perfeito, mas é sempre possível ir adaptando o seu espaço em busca da melhora constante.

Saiba mais sobre organização do ambiente de trabalho neste post aqui:

🔖 Fuja do trânsito, crie em casa um ambiente perfeito para home office

— DICA 13 —

CONCENTRE-SE NO QUE VOCÊ ESTÁ FAZENDO

Foco.

Foco.

FOCO.

Entendeu?

Você pode se utilizar de algumas ferramentas para se concentrar melhor. Dê uma olhada nos links que coloquei abaixo!

🔖 APP: Forest

🔖 Técnica Pomodoro

— DICA 14 —

TÉCNICA DO PREGUIÇOSO: NUNCA DEIXE AS TENTAÇÕES À MÃO

Chamo essa dica carinhosamente de “Técnica do Preguiçoso” por um simples motivo: aquilo que é mais difícil de fazer, você faz com menos frequência, correto?

Então, deixe o refrigerante no alto do armário e ande com uma garrafa d’água; guarde o controle remoto da televisão e deixe um livro por perto; pegue apenas o necessário para trabalhar e deixe o celular longe (e no silencioso…! o negócio é perigoso!).

Desta forma, você vai manipulando o seu “eu preguiçoso” a fazer as coisas que você realmente precisa fazer.

🔖 APP: Forest

— DICA 15 —

NÃO PENSE EM ALGO NO MOMENTO EM QUE VOCÊ NÃO PODE FAZÊ-LO!

É a mesma coisa do foco. Mas, é tão importante que não posso deixar de fora como uma dica por si só.

Enquanto você estiver estudando a membrana citoplasmática, concentre-se na membrana citoplasmática.

Enquanto estiver trabalhando num artigo sobre golfinhos roxos tailandeses, concentre-se nos golfinhos roxos tailandeses.

Deixe tudo o que não é membrana citoplasmática ou golfinhos roxos tailandeses fora da sua mente para que você não sobrecarregue o seu cérebro.

É bem semelhante a um computador, na verdade.

Sabe quando a gente abre um monte de janelas e a máquina começa a demorar para responder? Todas as ações ficam lentas e ele leva muito mais tempo para fazer tudo?

Então, acontece a mesma coisa com a gente.

Mas, apesar de tanto blábláblá, entendo que não é impossível manter o foco em uma única tarefa, mesmo que por poucos minutos.

E é por isso que você vai ler a próxima dica!

🔖 APP: Trello

— DICA 16 —

LISTA DE PENSAMENTOS (DICA TOP!)

Mantenha uma “Lista de Pensamentos” — que pode ser tanto à moda antiga, em papel, quanto uma lista no celular — sempre à mão.

Assim que qualquer pensamento brotar na sua cabeça e você não precisar dele naquele momento, escreva na sua lista.

Não dê atenção à ele até que você tenha terminado a sua tarefa.

Então, se você está escrevendo um “Super Guia de Produtividade” e, de repente, se lembra que prometeu à sua irmã que veria o vídeo do “hamster que dança funk enquanto come castanhas”, o que você faz?

(Não ouse ver o vídeo agora!)

Sim, anote na sua “Lista de Pensamentos” e esqueça o hamster, por ora. 

Depois, quando a tarefa estiver concluída, você pode dar uma olhadinha na sua lista para ver quais daqueles pensamentos precisam de atenção.

O principal objetivo de se manter a “Lista de Pensamentos” é impedir que o seu cérebro fique sobrecarregado.

A lista te permite focar na tarefa que está sendo executada para que, assim, o trabalho seja feito com mais eficiência.

🔖 APP: Evernote

— DICA 17 —

NÃO SE ENGANE! ESTAR OCUPADO NÃO É SINÔNIMO DE SER PRODUTIVO!

Está o dia inteiro ocupado?

Sinto te dizer, mas isso não quer dizer que você está sendo produtivo. Quer dizer apenas que você não soube manejar bem o seu tempo.

Eu sei. Sinto muito.

Mas tem jeito! Veja só, uma dica legal é: sempre que você estiver ocupado com alguma tarefa, pare e reflita, estou apenas ocupado ou estou produzindo?

Se você estiver apenas ocupado, entenda que esse seu tempo está sendo desperdiçado. E lembre-se de que, se você se fizer útil agora, depois poderá ter um tempo para você!

— DICA 18 —

NÃO EXAGERE NESSA COISA DE SER PRODUTIVO

Sabe por que digo isso?

Não adianta viver planejando e não viver, de fato.

Então, procure deixar sempre um espaço do seu tempo para o que realmente importa para você: a sua família? Seus amigos? Seu cachorro?

Entenda que o objetivo do planejamento é, antes de tudo, você ter mais tempo para viver. Lembre-se:

— 1 —

MÉTODO SMART

Se você está com dificuldades de definir sua meta, pode tirar bom proveito do método SMART, que foi criado para ajudar na definição de metas e funciona seguindo quatro princípios básicos:

S: Specific | Específico (seja específico)

Precisamos de clareza e objetividade.

Deixe para trás objetivos como “em um ano, quero ser rico” e opte por metas mais claras e específicas.

Responder às seguintes questões pode te ajudar a definir a sua Grande Meta.

• O que você quer conseguir?
• Por que essa meta é importante?
• Quem está envolvido?
• Onde está localizado?
• Quais recursos e limites estão envolvidos no projeto?

M: Mensurable | Mensurável (meça seu progresso)

Seus objetivos devem ser mensuráveis.

O que quero dizer com isso?

Simples: coloque números.

• Quer se dedicar por mais tempo? Quanto tempo?
• Quer produzir mais? Quanto mais?
• Quer terminar mais rápido? Quão mais rápido?

Attainable | Atingível

Podemos sonhar, mas vamos com calma, ok?

Não podemos começar uma pequena empresa de tecnologia pretendendo passar a Apple e a Microsoft como objetivo principal.

Não que isso seja impossível. Nada é.

Mas, veja bem. Um objetivo desses levaria anos, décadas, para ser realizado (se fosse realizado… =). 

E metas assim causam desânimo, desmotivação ao longo do tempo e, por isso vamos fugir um pouco delas, por enquanto, tudo bem?

Ao invés delas, vamos buscar por metas mais simples que possam ser alcançadas em menos tempo.

E, sempre que conseguirmos alcançá-las, começamos a perseguir outras um pouco mais difíceis.

R: Relevant | Relevante

Responda às seguintes questões para separar as metas relevantes das irrelevantes:

• Vale a pena realizar essa tarefa, considerando o seu objetivo final?
• É a hora certa de fazer isso?
• Sou a pessoa certa para realizar essa tarefa?

Time-Bound | Temporal

Sem sair do padrão de especificidade do SMART, defina metas com prazos.

• Quer emagrecer? Em quanto tempo?
• Quer fazer exercícios? Quantos minutos por dia? Quantos dias por semana?

Coloque datas para tornar tudo mais mensurável e específico.

Lembre-se que: ter metas e objetivos é importante para que você saiba onde quer chegar. Afinal, não podemos criar um mapa sem ter um destino para a nossa jornada, não é verdade?

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REGRA DO 80/20 — O PRINCÍPIO DE PARETO

O que é a regra do 80/20?

Essa regra sugere que, na maior parte das situações, 20% do que você faz é responsável por 80% de todo o resultado que você vai ter.

O que isso quer dizer?

Quer dizer que, se você souber quais tarefas você deve dar mais importância, você terá mais resultados em menos tempo.

Agora…

Como você pode utilizar o Princípio de Pareto para melhorar a sua produtividade?

Já falei que é importante organizar uma lista de afazeres de acordo com a prioridade delas. Mas a grande questão é: como descobrir quais são as mais importantes?

Uma solução seria você fazer como a Revista Digital Inc sugere e ranquear as suas tarefas conforme duas respostas simples:

1. Quanto esforço você vai fazer para realizar essa tarefa?
2. Quão importante é o resultado que realizar essa tarefa irá te proporcionar?

Você deve responder com números de 1-10, sendo 1 o menos esforço/menor resultado e 10 o maior esforço/maior resultado.

Então, você divide o esforço pelo resultado e obtém um número, que te mostrará quais atividades realizar primeiro.

Falei grego?

Não é tão difícil assim. Veja aqui um exemplo:

Tarefa 1: escrever um artigo a respeito de marketing digital
Esforço = 10, Resultado = 12
Prioridade = 10/2 = 5

Tarefa 2: preparar os slides do seu workshop
Esforço = 4, Resultado = 4
Prioridade = 4/4 = 1

Tarefa 3: ligar para o cliente para falar a respeito da compra que ele fechará
Esforço = 1, Resultado = 10
Prioridade = 1/10 = 0,1

Agora, compare as prioridades:

Tarefa 1 —> Prioridade = 5
Tarefa 2 —> Prioridade = 1
Tarefa 3 —> Prioridade = 0,1

Quanto menor o número da prioridade, mais no topo da lista de prioridades a tarefa vai ficar.

Portanto, você deveria realizar as tarefas na seguinte ordem:

É uma técnica trabalhosa, mas você também pode seguir um pouco menos a matemática e um pouco mais os seus instintos.

Pergunte-se qual das tarefas requer menos esforço para obter um maior resultado e comece por aí (é assim que costumo fazer, requer menos esforço e maior resultado! kkk).

Se você quer saber mais a respeito, os seguintes links podem te ajudar:

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REGRA DOS CINCO

A regra do Cinco dita que uma pessoa nunca deve ter mais do que cinco objetivos para riscar em uma lista de tarefas.

Duas dessas tarefas devem ser aquelas nas quais você está irá trabalhar imediatamente; outras duas que você vai pegar para fazer logo depois que terminar as primeiras.

A principal ideia de se concentrar em duas tarefas ao mesmo tempo é que você pode trocar entre elas caso fique empacado — seja por tédio, por falta de criatividade, o que quer que seja.

A última tarefa é aquela que as pessoas esperam que você faça, mas que você não está planejando fazer de verdade.

É importante, porém, que você entenda bem o porquê de essa tarefa precisar ser descartada.

Não é uma boa ideia? Não vai dar em nada? É um gasto de tempo?

O principal objetivo dessa “não-tarefa” é você jogar fora as coisas desnecessárias.

Se você se interessou pela Regra do Cinco, pode gostar de ler:

🔖 Aprenda a “Regra do Cinco” para gerenciar melhor a sua equipe

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MATRIZ DE EISENHOWER

A Matriz de Eisenhower serve para organizar as suas tarefas de forma que você consiga deixar as tarefas menos urgentes (e aquelas inesperadas) em segundo plano para poder priorizar as mais importantes.

A Matriz funciona da seguinte forma: todas as suas tarefas devem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos baseados em: Importância e Urgência.

Importância

• Requer iniciativa e ação
• Pede por horas de dedicação e foco para fazer um trabalho de qualidade
• Tem um grande impacto no seu sucesso

Urgência

• Requer atenção imediata
• Normalmente, pode ser resolvido em menos tempo
• Menos impactantes para o seu sucesso

Os Quadrantes da Matriz de Eisenhower

Os quadrantes representam o nível de prioridade das tarefas.

Quadrante 1 — Importante + Urgente: alerta vermelho!

Estão aqui as tarefas mais importantes de todas, as que você deve dar atenção imediata!

Quadrante 2 — Importante + Não Urgente: planos para o futuro

É o espaço do planejamento!

Aqui estão as tarefas que são importantes, porém que não têm um prazo determinado para entrega.

Dica: não deixe que as tarefas vivam para sempre nesse quadrante. Ainda são tarefas importantes, certo?

Quadrante 3 — Não Importante + Urgente: delegue tarefas

Tarefas que exigem menos conhecimento, mas que precisam ser feitas logo.

Se você tiver uma equipe trabalhando com você, essas são as típicas tarefas que você pode delegar para outras pessoas.

O legal de você poder fazer isso é mostrar confiança na sua equipe sem arriscar o sucesso dos seus planos!

Quadrante 4 — Não Importante, Não Urgente

… não é importante, nem urgente?

Bom, meus queridos leitores, apresento-lhes as famosas tarefas consumidoras de tempo, as que apelidei carinhosamente de Alimentos da Procrastinação.

Não é que essas tarefas devam ser ignoradas. Mas, você não pode deixar que elas consumam o seu precioso tempo; tempo esse que você poderia usar para completar as tarefas de maior importância.

🔖 Matriz de Eisenhower: priorize tarefas e tome decisões

🔖 Eisenhower Matrix: How to Prioritise and Master Productivity

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TÉCNICA POMODORO

Basicamente, a Técnica Pomodoro consiste em você se comprometer a focar exclusivamente na sua tarefa durante 25 minutos completos. 

Depois desse período, você tem o direito a uma pequena pausa de 5 minutos, na qual você pode tomar um cafézinho, ir ao banheiro e, basicamente, se preparar para outro “pomodoro”.

Quando você completar esse ciclo quatro vezes, ganha um descanso de 15 minutos.

Você pode usar um timer online acessando o Tomato Timers. É, na minha humilde opinião, o melhor timer online.

🔖 Tomato Timers